ঋণ বিতরণকারী আর্থিক প্রতিষ্ঠানে ঋণের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকতে হয়। কিন্তু কোনও প্রতিষ্ঠান ঋণ, লিজ বা বিনিয়োগের নথি ঠিকঠাক সংরক্ষণ না করায় দেখা দিচ্ছে নানান জটিলতা। এ কারণে ঋণের বিপরীতে নথি সংরক্ষণে কড়াকড়ি আরোপ করে সার্কুলার জারি করেছে বাংলাদেশ ব্যাংক।
রবিবার (২৯ মে) বাংলাদেশ ব্যাংকের আর্থিক প্রতিষ্ঠান ও বাজার বিভাগ থেকে জারি করা সার্কুলারটি দেশের সব আর্থিক প্রতিষ্ঠান প্রধান নির্বাহীদের কাছে পাঠানো হয়েছে।
এতে বলা হয়েছে, ঋণের অর্থ আদায়ে জটিলতা দেখা দিলে আইনি ব্যবস্থা গ্রহণ ও বিতরণ পরবর্তী ঋণ, লিজ বা বিনিয়োগ বিতরণ সংক্রান্ত অভিযোগের তদন্ত/নিরীক্ষা কার্যক্রম সম্পাদন কাজে ঋণের নথি ঋণ বিতরণকারী সংশ্লিষ্ট আর্থিক প্রতিষ্ঠানে যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকা অত্যাবশ্যক।
আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলোকে যা করতে হবে
প্রত্যেক আর্থিক প্রতিষ্ঠান বিতরণকৃত ঋণ হিসাবের আবেদন, ঋণ প্রস্তাব মূল্যায়ন, অনুমোদন, নবায়ন, পুনঃতফসিল/পুনর্গঠন, ঋণ অবলোপন, সুদ/মুনাফার অর্থ মওকুফ ইত্যাদির জন্য পর্ষদ সভায় উপস্থাপিত স্মারক ও সভার সিদ্ধান্ত কিংবা কার্যবিবরণীর কপি ও ঋণের হিসাব বিবরণী সংশ্লিষ্ট ঋণ/লিজ/বিনিয়োগ আদায়ের মাধ্যমে সমন্বয় না হওয়া পর্যন্ত যথাযথভাবে সংরক্ষণ করবে।
৫০ লাখ ও তদূর্ধ্ব অঙ্কের ঋণ/লিজ/বিনিয়োগের ক্ষেত্রে দলিলাদির কপি যে শাখার মাধ্যমে ঋণ বিতরণ করা হয়েছে সে শাখা ছাড়াও অন্যূন একটি বিকল্প শাখা অফিস/প্রধান কার্যালয়ে সংরক্ষণের বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে।
ঋণের নথির ছায়ালিপি সংরক্ষণে ডিজিটাল মাধ্যমও ব্যবহার করা যাবে। তবে, সেক্ষেত্রে ডিজিটাল ছায়ালিপির যথাযথ ব্যাক-আপ সংরক্ষণ করতে হবে।
এছাড়া, বিতরণকৃত ঋণের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষিত আছে কি-না তা প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার মাধ্যমে ত্রৈমাসিক (৩১ মার্চ, ৩০ জুন, ৩০ সেপ্টেম্বর ও ৩১ ডিসেম্বর) ভিত্তিতে যাচাইপূর্বক নিরীক্ষা প্রতিবেদন প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বরাবর উপস্থাপন করতে হবে।
বাংলাদেশ ব্যাংক বলছে, নিরীক্ষায় ঋণ হিসাবের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণে কোনও অনিয়ম পাওয়া গেলে নিরীক্ষা প্রতিবেদন উপস্থাপিত হওয়ার ৭ কর্মদিবসের মধ্যে প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বাংলাদেশ ব্যাংকে অবহিত করবেন।
বাংলাদেশ ব্যাংক উল্লেখ করেছে, এ নীতিমালা জারি হওয়ার পর তা পরিপালনার্থে আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলো পরিচালনা পর্ষদের বিশেষ সভা আহ্বান করে পরিপালন প্রক্রিয়া নির্ধারণপূর্বক পরিপালনের অগ্রগতি ৩ মাসের মধ্যে বাংলাদেশ ব্যাংকের আর্থিক প্রতিষ্ঠান ও বাজার বিভাগকে অবহিত করবে।
