ই-মেইলকে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ‘ফরমাল’ মাধ্যম হিসেবে বিবেচনা করা হয়। তাই এ সংক্রান্ত কয়েকটি বিষয়ে জেনে নেওয়া দরকার। এমন কিছু বিষয় আছে যা করলে মেইলের প্রাপক বিরক্ত হতে পারেন। তাই সচেতনভাবে সেগুলো এড়িয়ে চলাই ভালো।
বিষয় লিখতে ভুলে যাওয়া: ই-মেইলে বিষয় লিখতে ভুলবেন না। কারণ, আপনার মেইলের প্রাপক বিষয়ের লাইনটি পড়েই পুরো মেইল সম্পর্কে একটি ধারণা পেয়ে যান। এছাড়া কোনও মেইল সার্চ করে পেতে হলে সাবজেক্ট লাইনের দরকার হয়।
মেইলে অযথা আর্জেন্ট মার্ক যুক্ত করবেন না: মেইলে আর্জেন্ট বা জরুরি শব্দটি ব্যবহারের আগে কয়েকবার ভাবুন। আপনি যে মেইলটি পাঠাচ্ছেন, সেটা কী আসলেই গুরুত্বপূর্ণ বা জরুরি কিছু? যদি তেমনটি না হয়, তাহলে আর্জেন্ট ব্যবহার করবেন না। এতে প্রাপক বিরক্ত হতে পারে।
স্পেলিং মিসটেক বা বানান ভুল হওয়া চলবে না: অনেক সময় দ্রুত টাইপ করতে গিয়ে অনেকেই বানান ভুল করেন। কিন্তু এই আধুনিক সময়ে এসে এ ধরনের ভুল একেবারেই অগ্রহণযোগ্য। কারণ, বর্তমানে প্রতিটি ডিভাইসেই রয়েছে অটোকারেক্ট অপশন। তাই বানানের প্রতি যত্নবান হোন।
মেইলে ‘এসএমএস ল্যাঙ্গুয়েজ’ ব্যবহার করবেন না: যেহেতু ই-মেলকে যোগাযোগের ফরমাল মাধ্যম হিসেবে বিবেচনা করা হয়, তাই এতে এসএমএস ল্যাঙ্গুয়েজ ব্যবহার করবেন না। যেমন- Thanks কে কখনোই Thnx কিংবা Sorry কে কখনোই Sry লিখবেন না।
মেইলে ইমোজির ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন: ই-মেইলে কোনও ধরনের ইমোজি ব্যবহার না করাই ভালো। আপনি বেশ খুশি থাকলে কোনও ধরনের ইমোজি ব্যবহারের পরিবর্তে লিখুন- আই অ্যাম ডিলাইটেড। মনে রাখতে হবে, ই-মেইল,
ফেসবুক মেসেঞ্জার, স্ন্যাপচ্যাট এক নয়।
সঠিক ফন্ট নির্বাচন করুন: ই-মেইল পাঠানোর সময় সঠিক ফন্ট নির্বাচন করুন। ফন্টের আকার সম্পর্কে সচেতন থাকুন। এটা যেন খুব বেশি বড় বা ছোট না হয়। একই সঙ্গে ফন্টের কালার সম্পর্কেও সচেতন থাকতে হবে।
মেইলের আকার: আপনার মেইল যেন খুব বড় বা ছোট না হয় সে বিষয়ে খেয়াল রাখুন। কেউই অনেক বড় লেখা পছন্দ করেন না। আবার ছোট করতে গিয়ে একেবারেই সংক্ষিপ্ত করে ফেলবেন না।
সূত্র: গেজেটস নাউ
